دستگاه حضور و غیاب ابری
امروزه با افزایش تعداد شرکت‌های خصوصی و استارت آپ ها، موضوعاتی مثل کنترل تردد و محاسبه عملکرد پرسنل اهمیت بسیار زیادی پیدا کرده و مدیران برای برقراری نظم بیشتر و کنترل همه جانبه‌ی مجموعه خود به چارچوبی قانونمند نیاز دارند. مطمئنا ایجاد این چارچوب منجر به افزایش بهره وری مجموعه خواهد شد. در ادامه این مقاله قرار است به معرفی کامل یکی از نمونه های کنترل تردد به نام دستگاه حضور و غیاب ابری بپردازیم و علاوه بر آن انواع این دستگاه‌ها، تفاوتشان با دیگر دستگاه‌های حضور و غیاب و مزایای استفاده از آن‌ها را شرح دهیم. پس تا پایان با ما همراه باشید.
حضور و غیاب ابری چیست؟
دستگاه حضور و غیاب ابری نرم افزاری مبتنی بر بستر رایانش ابری است که نیازی به استقرار فیزیکی نداشته و با استفاده از آن می‌توانید زمان کاری کارکنان خود را مدیریت کنید. این سیستم‌ها درواقع از یک فضای اینترنتی برای ذخیره‌سازی اطلاعات مربوط به حضوروغیاب استفاده می‌کنند. بنابراین با استفاده از آن‌ها نیازی به سیستم کامپیوتری و یا سرورهای جداگانه برای ذخیره کردن اطلاعات نخواهید داشت.
انواع دستگاه حضور و غیاب ابری
به طور کلی سیستم های حضور و غیاب ابری به دو گروه اصلی ویندوزی و تحت وب تقسیم می‌شوند. سیستم های حضور غیاب مبتنی بر وب خود شامل نرم افزار حضور و غیاب تحت وب و اپلیکیشن های حضور و غیاب هستند که هردو می‌توانند از فضای ابری برای ذخیره‌سازی اطلاعات خود استفاده کنند.
تفاوت نرم افزار حضور و غیاب ابری با نرم افزارهای لوکال
دستگاه حضور و غیاب ابری تفاوت‌هایی با سایر دستگاه های حضور و غیاب و سیستم های حضور و غیابت دارد. از جمله این موارد می‌توان به تفاوت در محل ذخیره‌سازی اطلاعات، مالکیت، نحوه اجرا و دسترسی به نرم افزار و اطلاعات، هزینه نصب و نگهداری و… اشاره کرد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم:
مالکیت نرم افزار
مالکیت نرم‌افزارهای حضور و غیاب معمولا در اختیار مشتری است، اما در مورد نرم افزار حضور و غیاب ابریبه این صورت است که یک فضای‌اجاره ای بر روی یک سرور در اینترنت، در اختیار مشتری قرار گرفته و با پرداخت حق اشتراک ماهانه یا سالانه، امکان دسترسی به نرم‌افزار و داده های مربوطه برای خریدار ایجاد می‌شود.
محل ذخیره سازی اطلاعات
مهم‌ترین تفاوت حضور و غیاب ابری با نرم افزارهای لوکال، تفاوت در نوع و محل ذخیره سازی اطلاعات است. نرم‌افزارهای حضورغیاب محلی به همراه بانک اطلاعاتی‌شان روی یک سرور در محل شرکت نصب می‌شوند، این درحالی است که نرم‌افزار حضور و غیاب ابری نیاز به نصب در محل مشتری نداشته و تنها روی یک سرور در بستر اینترنت استقرار می‌یابد.
نحوه اجرا و دسترسی به اطلاعات
نرم افزارهای حضور و غیاب ویندوزی به صورت تک کاربره یا چند کاربره روی یک یا چند کامپیوتر نصب می‌شوند و از طریق شبکه داخلی امکان دسترسی به اطلاعات آن‌ها وجود دارد. اما در حضور و غیاب ابری هیچگونه نصبی بر روی کامپیوترهای شرکت انجام نمی‌شود، بلکه نرم افزار و بانک اطلاعاتی آن از قبل در یک فضای ابری در اینترنت نصب شده و قابل استفاده است. بعد از خرید این فضا، به تعداد کاربران، نام کاربری و رمز عبور در اختیار خریدار قرار گرفته و کاربران با استفاده از نام کاربری و رمز عبور خود به نرم افزار و اطلاعات خود دسترسی خواهند داشت.
امنیت اطلاعات
همانطور که پیش از این هم گفتیم نرم افزار و دیتابیس سیستم های حضور و غیاب مبتنی بر وب، به طور کامل در اختیار خریدار و یا مشتری قرار خواهد گرفت؛ پس می‌توان گفت میزان امنیت داده‌ها در این سیستم‌ها به نوع نگهداری از آن‌ها وابسته است و درواقع به خود خریدار بستگی دارد.
این در حالی است که در سیستم‌های حضور و غیاب ابری، تمامی اطلاعات روی سرور شرکت ارائه دهنده خدمات قرار می‌گیرد. در این مورد، برای حفظ امنیت اطلاعات، لازم است مشتریان و خریداران توجه داشته باشند که شرکت میزبان و یا ارائه دهنده این خدمات را به درستی انتخاب کنند.
هزینه نصب و نگهداری
احتمالا می‌دانید که نرم افزار حضور و غیاب تحت وب باید خریداری شود و همچنین برای راه اندازی به کامپیوتر هم نیاز دارد. علاوه بر این‌ها در صورت بروز مشکل به کارشناس هم احتیاج خواهد داشت. از طرف دیگر این سیستم‌ها نیازمند نگهداری هستند. این در حالی است که سامانه حضور و غیاب ابری، هیچ‌یک از هزینه‌های مربوط به نگهداری، خرید و… را نداشته و مشتریان این نرم افزارها تنها باید یک حق اشتراک به صورت ماهانه و یا سالیانه بپردازند.
مزایای استفاده از سیستم حضور و غیاب ابری
عدم نیاز به خرید نرم‌افزار و تجهیزات سخت‌افزاری
یکی از مزایای اصلی نرم‌افزارهای حضور و غیاب ابری این است که این سیستم‌ها از فضاهای ذخیره‌سازی ابری استفاده می‌کنند؛ بنابراین برای استفاده از این نرم‌افزارها به خرید نرم‌افزار و یا فراهم کردن تجهیزات سخت‌افزاری از قبیل کامپیوتر، تجهیزات شبکه و… نیازی نیست. به این ترتیب تنها با اجاره کردن سیستم حضور وغیاب ابری در فضای اینترنت، می‌توانید از امکانات آن بهره‌مند شوید. اما یادتان باشد برای ارتباط با آن‌ها و همچنین تخلیه داده‌ها به ارتباط اینترنتی نیاز دارید.
امکان استفاده در مکان‌های مختلف
همانطور که گفتیم با استفاده از این سیستم می‌توانید از طریق اینترنت به این نرم‌افزارها دسترسی داشته باشید. بنابراین این امکان برای شما فراهم شده که بتوانید در هر موقعیت جغرافیایی و یا مکانی از این نرم‌افزارها استفاده کنید.
قابلیت اجرا بر روی تمام تجهیزات الکتریکی
نرم افزارهای حضور و غیاب ابری، دارای قابلیت cross device هستند. یعنی این دسته از نرم‌افزارها، قابلیت نصب شدن بر روی تمامی تجهیزات الکترونیکی را دارند؛ بنابراین کاربران می‌توانند نرم‌افزار حضور و غیاب ابری را بر روی کامپیوتر، تبلت و یا گوشی هوشمند و یا لپ‌تاپ خود نصب کرده و از آن استفاده کنند. تمامی این اتفاقات تنها با استفاده از یک مرورگر وب و یا اپلیکیشنی ویژه برای نرم‌افزار حضورغیاب ابری امکان‌پذیر خواهد بود.
جمع بندی
دیدی که استفاده از دستگاه حضور و غیاب ابری مزایای بسیاری دارد و شما می‌توانید به راحتی از این سیستم‌ها استفاده کنید. به طور کلی می‌توان گفت دسترسی آنلاین به وضعیت تردد و حضور و غیاب کارکنان، کاهش هزینه‌های مربوط به نگهداری سرور و نرم‌افزار و همچنین عدم نیاز به شبکه و زیرساخت‌ها و… از جمله مزایای استفاده از این سیستم‌ها به شمار می‌رود. پس اگر قصد استفاده از یک سیستم حضور و غیاب خوب را دارد بهترین گزینه برای مجموعه شما نرم افزار حضور و غیاب ابری است. شما می‌توانید قبل از انتخاب و نصب با افراد کارشناس در این حوزه مشورت کرده و سپس تصمیم بگیرید. اگر سوالی در این زمینه داشتید می‌توانید با ما در تماس باشید.
