- 09100678912 | 69 و 02126722474
- تهران، خیابان دکتر شریعتی، پایین تر از حسینیه ارشاد، بن بست ویرا، پلاک ۱۲، ط ۴ شرقی، واحد ۱۶
امروزه با پیشرفت تکنولوژی سازمان های دولتی و خصوصی برای ثبت حضور و غیاب و کنترل تردد پرسنل از سیستم حضور و غیاب استفاده می‌کنند. در واقع باتوجه به مدرنیزه شدن جامعه کنونی نمی‌توان تصور کرد که سازمان های بزرگ یا حتی کوچک کنترل تردد و حضور و غیاب پرسنل خود را به روش‌های دستی و سنتی انجام دهند. می‌توان گفت دستگاه‌های حضور و غیاب به طور کامل جایگزین روش‌های قدیمی شده اند. دلیل استفاده از این دستگاه، کاهش خطاهای انسانی در ثبت ساعات ورود و خروج و کنترل تردد است و در نتیجه امکان نظارت صحیح بر حضور و غیاب پرسنل برای مدیران سازمان‌ها به وجود می‌آید.
این دستگاه‌ها به منظور افزایش سرعت و دقت و همچنین جلوگیری از دسترسی‌های غیرمجاز حین حضور و غیاب، تولید و روانه‌ی بازار شدند. می‌توان گفت استفاده از سامانه حضور و غیاب سطح امنیت و صحت اطلاعات مربوط به حضور و غیاب کارمندان را به طور چشمگیری افزایش داده و احتمال خطای انسانی را تقریبا به صفر می‌رساند. ما در ادامه این مطلب ضمن معرفی دستگاه حضور و غیاب به بررسی عملکرد و نحوه کار این دستگاه‌ها، انواع آن و مزایای استفاده از این دستگاه ها را شرح خواهیم داد. پس اگر مدیریت یک سازمان یا شرکت را بر عهده دارید و قصد خرید این دستگاه‌ها را دارید تا پایان با ما همراه باشید تا بتوانید راحت تر انتخاب کنید.
دستگاه حضور و غیاب شامل سیستم فیزیکی و کامپیوتری بوده که برای کنترل تردد کارکنان در یک مجموعه استفاده میشود و به کمک آن و با توجه به راندمان هر یک از اعضا میتوانند مقرری افراد را پرداخت کنند. درواقع سیستم حضور و غیاب به پرسنل یک سازمان ثبت الکترونیکی ورود و خروج خود را میدهد.
تا قبل از این، تردد افراد در لیست‌های کاغذی حضور و غیاب ثبت می‌شد و هر فرد در هنگام ورود و خروج، دفتر حضور غیاب را امضا کرده و ورود و خروج از این طریق ثبت و کنترل می‌شد.
دستگاه حضور و غیاب از اجزای مختلفی تشکیل شده است که از جمله آنها می‌توان به برد الکترونیکی، رم، پردازنده، حافظه ذخیره سازی، صفحه نمایش، پورت‌های ارتباطی، کیس و ابزار شناسایی اشاره کرد. ابزار شناسایی خود شامل انواع کارتی، سنسور، اثر انگشت و تشخیص چهره است.
لازم به ذکر است انواع جدید دستگاه‌های حضور و غیاب علاوه بر ثبت تردد کارکنان، این قابلیت را هم دارند که در بخش کنترل دسترسی مورد استفاده قرار گیرد. درواقع سیستم‌های جدید با اتصال خروجی رله به گیت‌های کنترل تردد، راهبندها، قفل‌های برقی، درها و… تردد و دسترسی افراد را کنترل می‌کنند.
این دستگاه یک سیستم ورودی داشته که امکان ورود اطلاعات را به افراد میدهد. این ورودی دارای انواع مختلفی از قبیل رمزی، تشخیص چهره، اثر انگشت و… است. اطلاعات مربوط به پرسنل مثل عکس، اثر انگشت، کد ملی و… در هنگام راه اندازی دستگاه حضور و غیاب به سیستم داده میشود. سیستم اطلاعات را آنالیز و رمزنگاری کرده و ذخیره می‌کند. به این ترتیب در هنگام نزدیک شدن هر فرد اطلاعات لازم را برای ثبت ورود و خروج دریافت کرده و با محتویات ذخیره شده مقایسه می‌کند و فرآیند تایید هویت انجام میشود. این مکانیزم در انواع دستگاه‌های حضور و غیاب مشترک است.
همانطور که پیش از این هم گفتیم دستگاه‌های حضور و غیاب بسته به نوع احراز هویت، انواع مختلفی دارند که در ادامه توضیح مختصری از هر یک ارائه خواهیم داد:
یکی از انواع سیستم‌های حضور و غیاب، دستگاه حضور و غیاب کارتی است. ثبت تردد در این دستگاه‌ها به وسیله کارت انجام میشود. در این مدل از کارت‌هایی مثل RFID و مایفر برای کنترل تردد استفاده میشود. در این کارت‌ها کدی وجود دارد که با استفاده از میدان مغناطیسی خوانده میشود.
همانطور که پیش از این ذکر شد یکی دیگر از شیوه های حضور و غیاب و ثبت تردد، استفاده از اثر انگشت است. از آنجایی که هر فرد اثر انگشت مختص خود را دارد، این روش یکی از راه‌های بسیار مطمئن برای ثبت تردد است. البته باید توجه کرد ثبت اثر انگشت در این نوع سیستم ها پروسه‌ای نسبتا طولانی دارد.
عملکرد این نوع دستگاه‌ها به این صورت است که در ابتدا اجزای صورت هر فرد را ذخیره و ثبت می‌کند و در صورت قرار گرفتن شخص جلوی دوربین آن را تشخیص میدهد. البته امروزه برای اطمینان و امنیت بیشتر از نور مادون قرمز استفاده میشود. این نور به صورت فرد تابانده میشود و یک تصویر سه بعدی از چهره فرد را ذخیره کرده و برای تشخیص استفاده می‌کند.
روش ثبت رمز ورود برای هر شخص از دیگر شیوه های ثبت تردد است . در ابتدا به هر شخصی کد پرسنلی یا همان کد خاص داده می شود و فرد با کد مخصوص خود اقدام به ثبت حضور و غیاب می کند . به طور مستقیم از این نوع سیستم گزارش گیری کرد .
اساسی ترین مزیت دستگاه حضور و غیاب برای کسب و کار شما این است که زمان کمتری جهت ثبت زمان تردد ورود و خروج، ردیابی و پردازش زمان در هر روز، هفته و ماه صرف خواهد شد. با استفاده از سیستم‌های حضور و غیاب، زمان محاسبه حقوق و دستمزد در هر ماه تا 70٪ کاهش می‌یابد و به این ترتیب کارکنان میتوانند به جای کارهای اضافه توجه خود را روی دیگر کارها متمرکز کنند و در نتیجه پرداختی کارمندان با سرعت بیشتری در موعد مقرر انجام میشود.
سرقت زمان شامل صرف یک ناهار طولانی تر از زمان اختصاص داده شده تا کارت زدن یک کارمند به جای کارمندی دیگر میشود، اما با استفاده از بهترین دستگاه حضور و غیاب بیومتریک یا کارت، این مشکل حل شده است.
دستگاه دحضور و غیاب به کارمندان اجازه می دهد تا در هر زمان به اطلاعات کارکردشان در هر زمان و مکان دسترسی داشته باشند و بدانند چه تعداد ساعت مرخصی برای آنها تا پایان سال یا تا پایان ماه باقی مانده است.
اگر شرکت شما در چندین دفتر یا طبقه مستقر شده است بهتر است از یک پایگاه داده متمرکز با شیوه های تضمین شده اطلاعات استفاده کنید که از هر مکانی قابل دسترسی باشند.
جابجایی یک رقم دهدهی ممکن است منجر به اشتباهات حسابداری شده و برای جبران اشتباه باید اصلاح شود یا بدتر از آن اینکه، متوجه آن اشتباه نشده باشید و همه حساب ها اشتباه شود. با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب این مسائل به آسانی قابل کنترل خواهد بود.
یک سیستم حضور و غیاب خوب و کارآمد باید ویژگی‌هایی داشته باشد که در ادامه به آنها اشاره خواهیم کرد:
یک نرم افزار حضور و غیاب خوب باید بتواند زمان را به‌طور دقیق و خودکار ثبت کند. چنین برنامه‌هایی معمولاً یک پایگاه مشخص برای ثبت اطلاعات دارند.
این ویژگی باعث میشود کارکنان ساعات تردد خود را ثبت کنند و به این ترتیب رویه بررسی حضور و غیاب آسان‌تر خواهد شد. روش ثبت اطلاعات در دستگاه‌های مختلف، متفاوت است. تعدادی از رایج‌ترین گزینه‌ها برای وارد کردن اطلاعات کارمندان و تأیید هویت آنها در دستگاه‌های حضور و غیاب، استفاده از نشان‌های بارکد، برچسب‌های الکترونیکی، مشخصات بیومتریک، کارت‌های مغناطیسی، کارت‌های RFID و ورودی صفحه نمایش لمسی است. در حال حاضر استفاده از سیستم های حضور و غیاب سنتی کاملاً منسوخ شده و به جای آن استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب باعث سهولت ثبت زمان ورود و خروج کارمندان شده و پاسخگویی بخش اداری نیز بهبود یافته است.
پس با این حساب بهتر است هنگام انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب ابتدا با کارمندانتان مشورت کنید و مناسب ترین نرم افزار را برحسب نیاز شرکت انتخاب کنید.
از آنجایی که تمام درخواست‌های حضور و غیاب باید به تایید مدیریت برسند و سپس اجرا شوند، یک سیستم حضور و غیاب خوب سیستمی است که مدیریت غیبت‌ها را تسهیل کند. با استفاده از این دستگاه‌ها می‌توان اطلاعات را به‌صورت یک فایل جدا و مجزا ذخیره کرد و در بازه زمانی خاصی مورد استفاده قرار داد. این مورد برای ارزشیابی حقوق و پرداختی کارکنان هم مناسب است.
با بهره گیری از نرم‌افزارهای حضور و غیاب، روزهای خروج از محل کار، برنامه تعطیلات، و همینطور مرخصی‌های استعلاجی به خوبی نظارت شده و آمار آنها در اختیار مدیران قرار می‌گیرد.
بعضی از دستگاه‌های حضور و غیاب، قابلیت ارزیابی حقوق و دستمزدها را هم دارند. یک دستگاه حضور و غیاب خوب باید قابلیت یکپارچه‌سازی و ارتباط با برنامه‌‌های حسابداری پرداخت حقوق و دستمزد را هم داشته باشد.
اطلاعاتی که در نرم‌افزار حضور و غیاب ارائه می‌شوند، دقیق است و امکان تقلب و دست بردن را ندارد و به همین دلیل برای ارزیابی و پرداخت حقوق و دستمزد ایده آل هستند. برای ارزیابی و پرداخت حقوق کارمندان، باید گزارش‌های دقیق نرم افزار حضور غیاب در مورد ساعات کاری هر پرسنل، در دوران بیماری، و همچنین روزهای غیبت و خروج از محل کار را دریافت کرده و با انتقال آنها به سیستم ارزیابی حقوق، دریافتی نهایی کارکنان را محاسبه کنید.
یکی از مهم ترین ویژگیهای یک نرم‌افزار حضور و غیاب خوب دسترسی آسان به اطلاعات است. یک نرم افزار خوب برای درج زمان حضور و غیاب باید زمینه دسترسی به اطلاعات بر مبنای سیستم ابری را فراهم کند تا در هر بازه زمانی که به اینترنت دسترسی داشته باشید، بتوانید حضور و غیاب کارکنان را برسی کنید.
دقت کنید که ذخیره سازی اطلاعات بر پایه سیستم ابری کاری ساده است، اما باید مطمئن شوید که اطلاعات حساس و مهم کسب و کار شما ایمن بوده و افراد دیگر به آنها دسترسی ندارند. باید از ایمنی اطلاعات مهم کسب وکار خود و عدم دسترسی دیگران به این اطلاعات مهم در سیستم ابری انتخاب شده اطمینان حاصل کنید.
با توجه به اینکه مشخصات بیومتریک در هر فرد یکتا هستند و در هیچ انسان دیگری شبیه نیستند؛ میتوانند کلید تأیید هویت در موارد مختلفی باشند؛ بنابراین یک دستگاه حضور و غیاب خوب می‌تواند قابلیت استفاده از مشخصات بیومتریک را داشته باشد.
استفاده از مشخصات بیومتریک در قفل‌های دیجیتالی، در کنترل تردد و کنترل دسترسی به اشکال گوناگون دیده شده است.
هر دستگاه حضور و غیاب امکانات و ویژگیهای خاص خود را دارد. وجود این امکانات می‌تواند هزینه این دستگاه را به میزان قابل توجهی افزایش یا کاهش دهد. از مهم ترین امکانات دستگاه حضور و غیاب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
خرید دستگاه حضور و غیاب امروزه به مدیران و مسئولان کمک بسیار زیادی کرده است. همانطور که تاکنون متوجه شدید با استفاده از این دستگاه‌ها می‌توانید به طور کامل کنترل شرکت و یا مجموعه خود را در دست داشته باشید. بهره مندی از این دستگاه ها برای همه ی سازمان ها و کمپانی ها امری ضروری گردیده به ویژه زمانی که تعداد اعضای یک تیم در یک شرکت بیشتر از حد نصاب باشد دیگر کنترل همه ی اعضا و پرسنل بدون استفاده از سیستم حضور و غیاب غیر ممکن است.
به این ترتیب خرید این دستگاه‌ها به امری ضروری برای همه سازمان‌ها و کمپانی ها تبدیل شده است. به ویژه زمانی که تعداد پرسنل یک شرکت بیش از حد نصاب باشد به هیچ وجه کنترل همه اعضا و پرسنل بدون استفاده از سیستم حضور و غیاب غیر ممکن است.
طبق توضیحات بالا، استفاده و بهره مندی از دستگاه کارت زن نه تنها به ما کمک می‌کند که بتوانیم ارزیابی عادلانه و مشخصی از تردد پرسنل و پرداخت حقوق و دستمزد آنها داشته باشیم، بلکه با استفاده از آن می‌توانیم حضور افراد مختلف را در بخش های مختلف کنترل کنیم. برخی مواقع به ویژه در بعضی از سازمان‌ها لازم است که تنها عده معدودی در بخش‌های ویژه‌ای حضور داشته باشند. در چنین شرایطی با استفاده از یک دستگاه حضور و غیاب می‌توان به آسانی تردد افراد را تحت کنترل قرار داد.
در نهایت هدف نهایی از خرید دستگاه‌های ثبت تردد این است که پایان هر ماه، گزارش کاملی از ورود و خروج‌ها و میزان کارکرد پرسنل در دسترس باشد. بنابراین برای اینکه بتوانید گزارشی کامل و صحیح از کارکرد پرسنل خود داشته باشید، استفاده از یک دستگاه حضور و غیاب ضروری به نظر می‌رسد.
همانطور که تا اینجا گفته شد استفاده از دستگاه حضور و غیاب ضروری است و مزایای بسیاری هم دارد. علاوه بر این، معایب تکیه بر روش های قدیمی در ثبت زمان حضور و غیاب این است که شامل هزینه های زیادی از نظر وقت و پول خواهد بود و همچنین تحویل گزارش بدون نقص در زمان مقرر ممکن است منجر به بیماری هایی با استرس گردد و افرادی که هفته ها صرف جمع آوری ساعت ها، اصلاح و محاسبه زمان کاری انجام می دهند آنها را از تکمیل سایر وظایفی که برای آن به کار گرفته شده اند، باز می دارد پیشنها ما این است به جای اینکه در گذشته باقی بمانید، با تغییر در سیستم حضور و غیاب، آینده را بپذیرید و از مزایای فراوان دستگاه حضور و غیاب بهره برید.
ما در این مقاله اطلاعات کاملی درمورد دستگاه های حضور و غیاب، انواع آنها، نحوه عملکرد و همچنین مزایای استفاده از آن را ذکر کردیم و ویژگیهای یک دستگاه حضور و غیاب خوب و کارآمد را شرح دادیم تا هنگام خرید بتوانید انتخاب درست و مطمئنی داشته باشید. با این وجود اگر هرگونه سوال یا مشکلی در این زمینه داشتید می‌توانید با ما در ارتباط باشید و با مشاوران و کارشناسان ما مشورت کنید.
