حضور غیاب چیست؟

مقدمه

سیستمی که برای درج تردد کارکنان در یک مجموعه استفاده می شود تا با توجه به راندمان هر یک از اعضا بتوانند مقرری او را راپرداخت کنند سامانه حضور غیاب نام دارد. قبل از سامانه های حضور غیاب کنترل تردد افراد در لیست های حضور غیاب ثبت میشدند و هر فرد موعد تردد دفتر حضور غیاب را امضا کرده و از روی این دفاتر ولیست های حضور غیاب ثبت تردد افراد محاسبه میشد. نکته: تردد شامل ساعات ورود، مرخصی ساعتی، ساعات پایان کار، ماموریت و … است)
سیستم حضور غیاب شامل چندین مدل اعم از: حضور غیاب کارتی  RFID، حضور غیاب اثر انگشتی، حضور غیاب دوربین دار و حضور غیاب تشخیص چهره می باشد. جهت کنترل تردد پرسنل از سیستم حضور غیاب  استفاده می شود و برای مدیران این امکانات را فراهم می آورد که کنترل تمامی زمانهای تردد، ماموریت، مرخصی، اضافه کار، کسر کار را داشته باشند و یک گزارش جامع ومفید از تردد های هر یک از کارکنان در طول یک ماه به صورت کلی یا کاملا مجزا را در پایان هر ماه ارائه می دهد.

  •  کنترل دقیق تردد و حضورغیاب دقیق کارکنان
  • عدم دخالت افراد دیگر و تقلب در حضور غیاب کارکنان
  • بررسی دقیق اضافه کار و کسر کار در سیستم حضور غیاب
  • بازگشت هزینه خرید دستگاه حضور غیاب پس از صدو بیست روز (با ۱۰ نفر پرسنل)
  • بازگشت هزینه خرید دستگاه حضور غیاب پس از بیست و سه روز (با ۵۰ نفر پرسنل)
  • تسهیل محاسبه حقوق و دستمزد واضافه کار پرسنل در سیستم حضور غیاب
  • نگهداری یک آرشیو جامع از تردد پرسنل و …در سیستم حضور غیاب
  • افزایش نظم و بهره وری بخش مالی و انسانی
  • کاهش احتمال خطای انسانی با ماشینی شدن ثبت تردد کارکنان

به طور کلی خرید سیستم حضور غیاب  برای مدیران بهره وری اقتصادی بسیاری دارد زیرا سیستم حضور غیاب و یا کنترل تردد  احتمال خطای محاسبات حقوق در پایان ماه را به صفر می رساند و با توجه به میزان راندمان کارکنان با استفاده از سیستم حضور غیاب، مدیران می توانند آمار دقیقی از مدت زمان کسر کار یا اضافه کار کارکنان خود در سیستم حضور غیاب داشته باشند.

تاریخچه دستگاه حضور غیاب

پانچی اولین دستگاه حضور غیاب نام داشت، این مدل (دستگاه های حضور غیاب) کلید و نوار کاغدی نام داشت. پانچی یک ماشین ثبت زمان (دستگاه حضور غیاب) بود. این ماشین ثبت زمان (دستگاه حضور غیاب) زمان دقیق کنترل تردد هر فرد را در یک سری نوار کاغذی از پیش چاپ شده که هر کدام مخصوص یکی ازکارکنان بود چاپ می کرد. به این صورت که هر یک  از کارکنان شماره اختصاصی خود را وارد می کردند و ساعت شروع کار و یا پایان کار  خود را  در دستگاه حضور غیاب ثبت می نمودند.

دستگاه حضور و غیاب دی  D نسل دوم دستگاه های حضور و غیاب پانچی بودند. در این مدل دستگاه های حضور غیاب، یک دایره فلزی بزرگ وجود داشت که  که روی آن، شماره ها و اعدادی ثبت شده بود و در وسط این دایره فلزی، عقربه ای قرار داشت. هر کارمند برای درج تردد وحضور غیاب خود، باید عقربه را روی شماره مخصوص خود قرار می داد و آن را می فشرد. در این حین دستگاه حضور غیاب در کاغذ های هر شماره که داخل دستگاه  حضور غیاب تعبیه شده بود ساعت لحظه ای تردد کارمند را وارد می کرد.

دستگاه های حضور وغیاب کارتی نسل سوم و پیشرفته تر دستگاه های حضور و غیاب  بودند. در این دستگاه حضور غیاب برگه هایی مختص هر کارگر و یا کارمند طراحی شده بود که هر فردی می بایست برای ورود و خروج برگه تردد خود را طبق یک دستور العمل داخل دستگاه حضور غیاب قرار دهد و دستگاه  حضور غیاب ساعت ورود و یا خروج را در جای مورد نظر ثبت  می کرد. در اصل این دستگاه حضور غیاب تنها در یک جای مشخص ساعت لحظه ای را چاپ می کرد.

در نتیجه سازمان ها نیازمند یک تکنولوژی جدید و بدون ایراد  از دستگاه های حضور غیاب بودند تا بتوانند امور مدیریتی را سریع و بی دغدغه  انجام دهند. به همین منظور، در سال 1316 (ه.ش.) نخستین دستگاه حضور و غیاب تمام اتوماتیک به بازار عرضه شد. این نسل از دستگاه های حضور وغیاب به دلیل ویژگی هایشان باعث ایجاد یک انقلاب در سیستم های حضور غیاب شدند. با این نسل از دستگاه های حضور وغیاب محاسبه ساعات کارکرد پرسنل راحت تر، سریع تر و بسیار ساده تر انجام شد.این نسل تبدیل به بهترین دستگاه های حضور غیاب شدند.

چه سازمان هایی نیازمند سیستم حضور غیاب هستند؟

تمامی مدیران نیازمند سیستم حضور و غیاب کارکنان هستند. دستگاه حضور غیاب به‌عنوان یکی از الزامات سازمانی  محسوب می‌شود و حتی برخی از شرکت‌های بیمه‌ای نیز به آنها اتکا می‌کنند. البته نحوه عملکرد  دستگاه حضور غیاب اهمیت چندانی ندارد و مهم ثبت زمان حضور و غیاب است. دستگاه های حضور و غیاب به مدیران این امکان را می‌دهد که راندمان کارمندان را به طور دقیق محاسبه کنند. این قابلیت دستگاه های حضور غیاب به‌خصوص در صورتی مفید است که کارمندان به‌صورت ساعتی باشند. با توجه به اینکه در این موارد شما به محاسبه دقیق حقوق کارمندان نیاز دارید، باید بدانید که ساعات کاری و اضافه‌کاری آنها چگونه بوده و حقوق آنها را با توجه به این ساعت پرداخت کنید.

 اگر صاحب یک کسب‌وکار هستید و با تعداد زیادی کارمند مواجه هستید، باید توجه داشته باشید که کارکنان چگونه کار می‌کنند، در چه بازه ی زمانی در محل کار خود حضور دارند در چه بازه ی زمانی از محل کار خود خارج می‌شوند. در واقع از کنترل تردد کارکنان خود باخبر باشید، از طرفی پیگیری کارمندان این قابلیت  را به شما می‌دهد که تعهد آنها را نسبت به کارشان مورد سنجش قرار دهید و ازعملکرد  آنها اطلاعات دقیقی  داشته باشید. سیستم حضور غیاب نیز این امکان را به شما می‌دهد که شمار روزهای کاری کارمندان  را محاسبه کنید و سیاست‌های کاری خود را با توجه به آن پیاده کنید.

  • دستگاه تشخیص چهره (حضور غیاب تشخیص چهره)
  • دستگاه اثر انگشت (حضور غیاب اثر انگشتی)
  • دستگاه تردد کارتی (حضورغیاب کارتی)
  • دستگاه تردد کدد (حضورغیاب کدی)

1.  دستگاه تشخیص چهره (حضور غیاب تشخیص چهره):

این دستگاه های حضور غیاب بر اساس آناتومی صورت و فاصله دو چشم شناسایی را انجام می دهند. این نوع دستگاه حضور غیاب بر اساس ظاهر چهره عمل نمی کند و با استفاده از فاصله بین دو چشم  که یک فاصله منحصر به فرد و در هر فردی متفاوت است برای شناسایی فرد در نظر می گیرد.

و به این صورت این دستگاه ها ضعف دستگاه های قدیمی حضور غیاب را پوشش داده اند (در دستگاه های قدیمی حضورغیاب قابلیت شناسایی تشخیص چهره افراد در زمانی که آرایش داشتند و یا اصلاح نکرده بودند و یا زمانی که چهره فرد با کلاه و شال گردن ضعیف بوده است)

2.   دستگاه اثر انگشت (حضور غیاب اثر انگشتی)

دستگاه های حضور غیاب کارتی تا چند سال پیش بسیار پر طرفدار بوده است اما بعد از رفع مشکلات اصلی دستگاه های حضور غیاب اثر انگشت بسیاری از کارفرمایان دستگاه های حضور غیاب انگشتی را به نوع کارتی آن ترجیح دادند. هرچند مبلغ بیشتری برای این دستگاه های حضور غیاب می پردازند اما با اطمینان خاطر بیشتر در انتهای ماه از گزارش های تردد دستگاه حضورغیاب اثر انگشت استفاده می کنند.

3.   دستگاه تردد کارتی (حضورغیاب کارتی)

دستگاه های حضور غیاب کارتی دو نوع هستند: مدل شناسایی کارت و مدل شناسایی کد. تا ۵ سال گذشته این نوع دستگاه های حضور غیاب بسیار پرطرفدار بودند.

4.   دستگاه تردد کد (حضورغیاب کدی)

چه نوع دستگاه حضور و غیابی برای سازمان شما مناسب است؟

هر سازمان باتوجه به نوع فعالیتی که دارد باید یک دستگاه حضور غیاب مناسب خریداری نماید. این دستگاه ثبت تردد بر اساس طبقه بندی مشاغل می تواند از اثر انگشت، سنسور تشخیص چهره، سنسور تشخیص کف دست، سنسور کارتخوان سنسور چشمی یا غیره استفاده کند.

 مثلا برای مراکز اداری سیستم های اثر انگشت ‌(دستگاه ثبت اثر انگشت) مناسب است. برای محیط های کارگاه های تولیدی و کارخانجات بهتر است از دستگاه های ترکیبی ورود خروج و ثبت تردد استفاده شود (دستگاهی که هم از اثر انگشت هم سنسور تشخیص چهره یا کف دست و هم از کارت خوان پشتیبانی کند) زیرا در محیط های تولیدی صنعتی اثر انگشت افراد ممکن است ناخوانا یا مخدوش شود.

چگونگی ثبت زمان حضور غیاب

روش های مختلفی برای ثبت زمان حضور و غیاب کارمندان وجود دارد که عبارتند از:

کاغذ:

شما می‌توانید از یک برگه کاغذی برای درج زمان حضور و غیاب کارمندان خود استفاده کنید. برای این کار می‌توانید از یک دفترچه یادداشت  نیز استفاده کنید. در این برگه امکان درج برنامه کاری و پرداختی کارمندان را خواهید داشت و سازوکار چندان سختی ندارد. استفاده از برگه آسان است، اما مشکلاتی از قبیل خواندن یا نوشتن مطالب یا آسیب دیدن دفترچه یا حتی احتمال بروز خطای انسانی در لیست حضور غیاب وجود دارد.

ساعت زمان سنج:

در محل کار خود میتوانید از دستگاه حضور و غیاب ساعتی استفاده کنید. در این مورد لازم است که کارمندان هنگام استفاده از این دستگاه حضور غیاب از کارت شناسایی خود استفاده کنند.معایب  سیستم حضور و غیاب ساعتی به گران بودن نصب و راه‌اندازی آن برمی‌گردد.

استفاده ازبرنامه‌های کامپیوتری همانند اکسل:

برنامه‌های کامپیوتری کاربرد ساده‌ای دارند وتسلط بر آنها بسیار ساده است. اگر آشنایی مقدماتی با کامپیوتر داشته باشید  می‌توانید  از این شیوه برای ثبت حضور غیاب کارمندان استفاده کنید.  در این برنامه‌ها امکان استفاده از فرمول برای محاسبه دستمزد کارکنان وجورد دارد.

نرم‌افزارهای حضور و غیاب:

استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب بهترین راه‌حل  برای این امر است که این نرم افزار های حضور غیاب قابلیت‌های گوناگونی دارند که در مدیریت بهتر کسب‌وکار به شما کمک می کنند. این نرم‌افزارهای حضور و غیاب امکان یکپارچه‌ شدن و سازگاری با برنامه‌های حقوق و دستمزد را دارند. هنگامی‌که  حضور و غیاب یک پرسنل  را تأیید می شود، اطلاعات آن به سیستم پرداخت دستمزد و نرم‌افزار ارزشیابی کارمندان  وارد می‌شود. در این زمان  به‌راحتی می توان حقوق کارکنان را پرداخت. نرم افزار های حضور و غیاب امکان برنامه‌ریزی شدن و اعلام  تایم کاری و برنامه کاری را دارند و می‌توانند اعلام زمان شروع و پایان کار را تسهیل کنند. اعلام برنامه کاری به کمک نرم افزار حضور وغیاب باعث کاهش حجم کاری سایر بخش ها می شود و زمان کمتری از کارمندان  بخش اداری هدر رود.

یک نرم افزار حضور غیاب خوب باید :

1. ثبت زمان به صورت خودکار

 یکی از مهم‌ترین ویژگی نرم‌افزار حضور و غیاب ثبت زمان به‌طور دقیق و خودکار است. چنین برنامه‌هایی معمولاً دارای یک پایگاه مشخص برای ثبت اطلاعات هستند. این ویژگی کارکنان را قادر می‌سازد که ساعت تردد خود را درج کنند و رویه بررسی حضور و غیاب را آسان‌تر کنند. روش هایی که کارمندان اطلاعات خود را وارد می‌کنند از یک دستگاه  به دستگاه دیگرمتغیر است. برای انتخاب بهترین نرم افزار حضور غیاب برحسب  نیاز شرکت خود، ابتدا با کارمندانتان   مشورت کنید و مناسب ترین نرم افزار حضور غیاب  را برای شرکت انتخاب کنید.

 شماری از رایج‌ترین گزینه‌ها برای وارد کردن اطلاعات کارمندان و تأیید هویت آنها در دستگاه های حضور غیاب استفاده از نشان‌های بارکد، برچسب‌های الکترونیکی، مشخصات بایومتریک، کارت‌های مغناطیسی، کارت های RFID و ورودی صفحه‌نمایش لمسی است. در حال حاضر استفاده از سیستم های  حضور و غیاب سنتی کاملاً منسوخ شده است. استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب باعث می‌شود که زمان ورود و خروج  کارمندان  به‌صورت پایگاه داده‌ای ثبت شود و پاسخگویی بخش اداری نیز بهتر شود.

2. مدیریت غایبان واعلام انها:

 یک نرم‌افزار ایده آل حضور غیاب ،مدیریت غیبت پرسنل را نیز ساده و راحت تر می‌کنند. تمام درخواست‌هایی که توسط  هرکارمند در حافظه نرم‌افزار حضور و غیاب درج می‌شود باید به تایید مدیریت برسد و سپس صورت گیرد. ازآنجایی که در گزارشات جامع و دقیق این نرم‌افزارها همه ی موارد وجود دارد، می شود اطلاعات را به‌صورت یک فایل جدا ومجزا ذخیره کرد و در بازه  زمانی خاصی استفاده کرد. این مورد برای ارزشیابی حقوق و پرداختی کارکنان مناسب است.

بابهره گیری  از نرم‌افزارهای حضور و غیاب، روزهای خروج از محل کار، برنامه تعطیلات، و همینطور مرخصی‌های استعلاجی به‌خوبی نظارت می‌شوند و آمار همه ی آنها در اختیار مدیران قرار می‌گیرد. یک برنامه حضور غیاب خوب باید امکان کنترل تردد و نیز ارزیابی روزهای پرداخت نشده را داشته باشد. درپایان، پس از گذشتن بازه زمانی دلخواه، گزارش‌های دقیق و جامعی از حضور غیاب کارکنان ارائه می شود که میتواند جهت تأیید کارهای گروه مدیریت منابع انسانی استفاده شود.

3. مدیریت پرداخت‌ها و قابلیت یکپارچه‌سازی:

 تعدادی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب به قابلیت ارزیابی حقوق و دستمزد مجهز می‌شوند. یک برنامه حضور غیاب خوب باید  قابلیت یکپارچه‌سازی و مطابقت با برنامه‌های پرداخت حقوق و دستمزد را داشته باشد. اگر قبلاً نرم‌افزار حضور و غیاب خود را تهیه کرده‌اید و قادر به محاسبه حقوق و دستمزد نیست می‌توانید به‌راحتی به مؤسسات مختلف فعال در این زمینه مراجعه کنید و یک دستگاه حضور غیاب جدید نصب کنید که برنامه را برای ارزیابی  حقوق و دستمزد قادر می‌سازد.

 با توجه به اینکه اطلاعاتی که  در نرم‌افزار حضور و غیاب ارائه می‌شوند، دقیق هستند و امکان تقلب و دست بردن را ندارند، برای ارزیابی حقوق و دستمزد ونیز پرهیز از تقلب در پرداخت ایده آل هستند. برای ارزیابی حقوق کارمندان، شما باید گزارش‌های دقیق نرم افزار حضور غیاب در مورد تعداد ساعت‌هایی که هر پرسنل کار کرده است، روزهایی که مریض بوده، و همچنین آمار غیبت و خروج‌های کاری را دریافت کنید و با انتقال آنها به سیستم ارزیابی حقوق، دریافتی نهایی کارکنان را محاسبه کنید.

4. دسترسی آسان به اطلاعات

دسترسی راحت به اطلاعات یکی از خصوصیات مهم نرم‌افزارهای حضور غیاب است. یک نرم افزار خوب  برای درج زمان حضور و غیاب باید زمینه دسترسی به اطلاعات بر مبنای سیستم ابری را فراهم سازد. اگر شما از این روش در نرم‌افزار خود استفاده کرده باشید، در هر بازه زمانی که بخواهید و به اینترنت دسترسی داشته باشید، می‌توانید  اطلاعات حضور و غیاب کارکنان  را برسی کنید و به این آمارها دسترسی داشته باشید.

 با  اینکه ذخیره‌سازی اطلاعات بر پایه سیستم ابری کاری ساده است؛ اما باید مطمئن شوید که اطلاعات حساس ومهم کسب‌وکار شما ایمن هستند و افراد دیگری به آنها دسترسی ندارند. باید مطمئن شوید که سیستم ابری انتخاب شده برای سیستم شما از امنیت بالایی برخوردار باشد باتوجه به این موضوع که دسترسی به این اطلاعات مهم باید محدود به چند نفر خاص و تعریف شده باشد باشد و از برای تقلب و مشکلات جلوگیری به عمل آورد

5. یکپارچه‌سازی و قابلیت انطباق با مشخصات بایومتریک:

 استفاده از مشخصات بیومتریک امروزه جریان بیشتری یافته است و تقریباً به اوج محبوبیت خود رسیده است. با توجه به اینکه مشخصات بیومتریک در هر فرد یکتا  هستند و در هیچ انسان دیگری شبیه نیستند می‌توانند کلید تأیید هویت در موارد مختلفی باشند. استفاده از مشخصات بیومتریک در قفل‌های دیجیتالی، در کنترل تردد و کنترل دسترسی به شکل‌های مختلف دیده شده است و توصیف کامل آن وجود دارد، اما اگر مطلبی در مورد استفاده از مشخصات بیومتریک در نرم‌افزارهای حضور و غیاب نخوانده‌اید، می‌توانید به نزدیک‌ترین سازمان یا شرکت دولتی مراجعه کنید و از نزدیک در جریان استفاده از این پدیده قرار گیرید. یک نرم‌افزار حضور و غیاب خوب نرم افزاری ایست که قابلیت یکپارچه‌سازی و مطابقت با مشخصات بیومتریک را داشته باشد.