سامانه حضور غیاب:
سیستمی که برای درج تردد کارکنان در یک مجموعه استفاده می شود تا با توجه به راندمان هر یک از اعضا بتوانند مقرری او را راپرداخت کنند؛ سامانه حضور غیاب نام دارد. قبل از سامانه های حضور غیاب کنترل تردد افراد در لیست های کاغذی حضور غیاب ثبت می شد و هر فرد در هنگام ورود و خروج، دفتر حضور غیاب را امضا کرده و از روی این دفاتر حضور غیاب، تردد افراد ثبت می شد. نکته: تردد شامل ساعات ورود، مرخصی ساعتی، ساعات پایان کار، ماموریت و … است).
سیستم حضور غیاب شامل چندین مدل اعم از: حضور غیاب کارتی RFID، حضور غیاب اثر انگشتی، سیستم های حضور غیاب تشخیص چهره دارای دوربین می باشد. جهت کنترل تردد پرسنل از سیستم حضور غیاب استفاده می شود و برای مدیران این امکانات را فراهم می آورد که کنترل تمامی زمان های تردد، ماموریت، مرخصی، اضافه کار، کسر کار را داشته باشند و یک گزارش جامع و مفید از تردد های هر یک از کارکنان به صورت کلی یا کاملا مجزا را در پایان هر ماه ارائه می‌دهد.
ویژگی های سامانه حضور غیاب:
- کنترل دقیق تردد و حضورغیاب دقیق کارکنان
- عدم دخالت افراد دیگر و تقلب در حضور غیاب کارکنان
- بررسی دقیق اضافه کار و کسری کار در سیستم حضور غیاب
- بازگشت هزینه خرید دستگاه حضور غیاب پس از صد و بیست روز (با ۱۰ نفر پرسنل)
- بازگشت هزینه خرید دستگاه حضور غیاب پس از بیست و سه روز (با ۵۰ نفر پرسنل)
- تسهیل محاسبه حقوق و دستمزد و اضافه کار پرسنل در سیستم حضور غیاب
- افزایش نظم و بهره وری بخش مالی و انسانی
- کاهش احتمال خطای انسانی با ماشینی شدن ثبت تردد کارکنان
- نگهداری یک آرشیو جامع از تردد پرسنل و غیره در سیستم حضور غیاب
به طور کلی خرید سیستم حضور غیاب برای مدیران بهره وری اقتصادی بسیاری دارد؛ زیرا سیستم حضور غیاب و یا کنترل تردد احتمال خطای محاسبات حقوق در پایان ماه را نزدیک به صفر می نماید و با توجه به میزان راندمان کارکنان، مدیران می توانند آمار دقیقی از مدت زمان کسری کار یا اضافه کار کارکنان خود در سیستم حضور غیاب داشته باشند.
تاریخچه دستگاه حضور غیاب
اولین دستگاه حضور غیاب، پانچی نام داشت، این مدل (دستگاه های حضور غیاب) دارای کلید و نوار کاغدی بود. پانچی یک ماشین ثبت زمان (دستگاه حضور غیاب) بود. این ماشین ثبت زمان (دستگاه حضور غیاب) زمان دقیق کنترل تردد هر فرد را در یک سری نوار کاغذی از پیش چاپ شده که هر کدام مخصوص یکی از کارکنان بود، چاپ می کرد. به این صورت که هر یک از کارکنان شماره اختصاصی خود را وارد می کرد و ساعت شروع کار و یا پایان کار خود را در دستگاه حضور غیاب ثبت می نمود.
دستگاه حضور و غیاب دی D))، نسل دوم دستگاه های حضور و غیاب پانچی بود. در این مدل دستگاه های حضور غیاب، یک دایره فلزی بزرگ وجود داشت که روی آن شماره و اعدادی ثبت شده بود و در وسط این دایره فلزی، عقربه ای قرار داشت. هر کارمند برای درج تردد وحضور غیاب خود، باید عقربه را روی شماره مخصوص خود قرار می داد و آن را می فشرد. در این حین، دستگاه حضور غیاب روی کاغذ مخصوص که داخل دستگاه حضور غیاب تعبیه شده بود، لحظه ای تردد کارمند به ساعت و دقیقه ثبت می شود.
دستگاه های حضور وغیاب کارتی نسل سوم و پیشرفته تر دستگاه های حضور و غیاب بودند. در این دستگاه حضور غیاب، برگه هایی مختص هر کارگر و یا کارمند طراحی شده بود که هر فرد می بایست برای ورود و خروج، برگه تردد خود را طبق یک دستور العمل داخل دستگاه حضور غیاب قرار دهد و دستگاه حضور غیاب ساعت ورود و یا خروج را در جای مورد نظر ثبت می کرد. در اصل این دستگاه حضور غیاب تنها در یک جای مشخص ساعت لحظه ای را چاپ می کرد.
با گذر زمان، سازمان ها نیازمند یک تکنولوژی جدید و بدون ایراد از دستگاه های حضور غیاب بودند تا بتوانند امور مدیریتی را سریع و بی دغدغه انجام دهند. به همین منظور، در سال 1316 (ه.ش.) نخستین دستگاه حضور و غیاب تمام اتوماتیک به بازار عرضه شد. این نسل از دستگاه های حضور وغیاب به دلیل ویژگی هایشان باعث ایجاد یک انقلاب در سیستم های حضور غیاب شدند. با این نسل از دستگاه های حضور وغیاب محاسبه ساعات کارکرد پرسنل راحت تر، سریع تر و بسیار ساده تر انجام شد. این نسل تبدیل به بهترین دستگاه های حضور غیاب شدند.
چه سازمان هایی نیازمند سیستم حضور غیاب هستند؟
تمامی مدیران نیازمند سیستم حضور و غیاب کارکنان خود هستند. دستگاه حضور غیاب به‌عنوان یکی از الزامات سازمانی محسوب می‌شود و حتی برخی از شرکت‌های بیمه‌ای نیز به آنها اتکا می‌کنند. البته نحوه عملکرد دستگاه حضور غیاب اهمیت چندانی ندارد و مهم ثبت زمان حضور و غیاب است. دستگاه های حضور و غیاب به مدیران این امکان را می‌دهد که راندمان کارمندان را به طور دقیق محاسبه کنند. این قابلیت دستگاه های حضور غیاب به‌خصوص در صورتی مفید است که کارمندان به‌صورت ساعتی باشند. با توجه به اینکه در این موارد شما به محاسبه دقیق حقوق کارمندان نیاز دارید، باید بدانید که ساعات کاری و اضافه‌کاری آنها چگونه بوده و حقوق آنها را با توجه به آن پرداخت کنید.
اگر صاحب یک کسب و کار بزرگ هستید و با تعداد زیادی کارمند مواجه هستید، باید توجه داشته باشید که کارکنان چگونه کار می‌کنند، در محل کار خود حضور دارند و در چه بازه ی زمانی از محل کار خود خارج می‌شوند. در واقع از کنترل تردد کارکنان خود باخبر باشید؛ از طرفی پیگیری کارمندان این قابلیت را به شما می‌دهد که تعهد آنها را نسبت به کارشان مورد سنجش قرار دهید و ازعملکرد آنها اطلاعات دقیقی داشته باشید. سیستم حضور غیاب این امکان را می‌دهد که تعداد روزهای کاری هر یک از کارمندان را محاسبه کرده و سیاست های کاری خود را با توجه به آن پیاده کنید.
انواع دستگاه های حضور غیاب
- دستگاه تشخیص چهره (حضور غیاب تشخیص چهره)
- دستگاه اثر انگشت (حضور غیاب اثر انگشتی)
- دستگاه تردد کارتی (حضورغیاب کارتی)
- دستگاه تردد کدی (حضورغیاب کدی)
1. دستگاه تشخیص چهره (حضور غیاب تشخیص چهره):
این نوع از دستگاه های حضور غیاب بر اساس ظاهر و آناتومی صورت و فاصله دو چشم (که یک فاصله ی منحصر به فرد است) شناسایی افراد را انجام می دهد. این نوع دستگاه حضور غیاب بر اساس ظاهر چهره عمل نمی کند و با استفاده از فاصله بین دو چشم که یک فاصله منحصر به فرد و در هر فردی متفاوت است برای شناسایی فرد در نظر می گیرد.
این دستگاه ها ضعف دستگاه های قدیمی حضور غیاب را پوشش داده اند (در دستگاه های قدیمی حضورغیاب، قابلیت شناسایی و تشخیص چهره افراد در زمانی که آرایش داشتند، و یا اصلاح نکرده بودند و حتی زمانی که فرد با کلاه و شال گردن داشت ضعیف بوده است).
2. دستگاه اثر انگشت (حضور غیاب اثر انگشتی)
دستگاه های حضور غیاب کارتی تا چند سال پیش بسیار پر طرفدار بوده است اما بعد از رفع مشکلات اصلی دستگاه های حضور غیاب اثر انگشت، بسیاری از کارفرمایان دستگاه های حضور غیاب انگشتی را به نوع کارتی آن ترجیح دادند. هرچند مبلغ بیشتری برای این دستگاه های حضور غیاب می پردازند اما با اطمینان خاطر بیشتر در انتهای ماه از گزارش های تردد دستگاه حضور غیاب اثر انگشت استفاده می کنند.
3. دستگاه تردد کارتی (حضورغیاب کارتی)
دستگاه های حضور غیاب کارتی دو نوع هستند: شناسایی کارت و شناسایی کد (شناسایی رمز یا شناسایی پین). تا ۵ سال گذشته این نوع دستگاه های حضور غیاب بسیار پرطرفدار بودند.
4. دستگاه تردد کد (حضورغیاب کدی)
چه نوع دستگاه حضور و غیابی برای سازمان شما مناسب است
هر سازمان با توجه به نوع فعالیتی خود می بایست یک دستگاه حضور غیاب مناسب خریداری نماید. این دستگاه ثبت تردد بر اساس طبقه بندی مشاغل می تواند از اثر انگشت، سنسور تشخیص چهره، سنسور تشخیص کف دست، سنسور کارتخوان سنسور چشمی یا دیگر سنسور ها استفاده کند.
مثلا برای مراکز اداری سیستم های اثر انگشت (دستگاه ثبت اثر انگشت) مناسب است. برای محیط های کارگاهی، تولیدی و کارخانجات بهتر است از دستگاه های ترکیبی ورود خروج و ثبت تردد استفاده شود (دستگاهی که هم از اثر انگشت هم سنسور تشخیص چهره یا کف دست و هم از کارت خوان پشتیبانی کند) زیرا در محیط های تولیدی صنعتی اثر انگشت افراد ممکن است ناخوانا یا مخدوش شود.
چگونگی ثبت زمان حضور غیاب
روش های مختلفی برای ثبت زمان حضور و غیاب کارمندان وجود دارد که عبارتند از:
- کاغذ:
شما می‌توانید از یک برگه کاغذی برای درج زمان حضور و غیاب کارمندان خود استفاده کنید. برای این کار می‌توانید از یک دفترچه یادداشت نیز استفاده کنید. در این برگه امکان درج برنامه کاری و پرداختی کارمندان را خواهید داشت و ساز و کار چندان سختی ندارد. استفاده از برگه آسان است، اما مشکلاتی از قبیل خواندن یا نوشتن مطالب یا آسیب دیدن دفترچه یا حتی احتمال بروز خطای انسانی در لیست حضور غیاب وجود دارد.
![برگه کاغذ , درج زمان ,کارمندان , حضور و غیاب , دفترچه یادداشت , کاری و پرداختی , آسیب دیدن , ntjhv]i](https://faraafan.com/wp-content/uploads/2021/04/time-attendance-10.png "time-attendance-10")
- ساعت زمان سنج:
در محل کار خود می توانید از دستگاه حضور و غیاب ساعتی استفاده کنید. در این مورد لازم است که کارمندان هنگام استفاده از این دستگاه حضور غیاب از کارت شناسایی خود استفاده کنند. معایب سیستم حضور و غیاب ساعتی به گران بودن نصب و راه‌اندازی آن برمی‌گردد.
- استفاده از برنامه های کامپیوتری (اکسل):
برنامه‌های کامپیوتری کاربرد ساده‌ای دارند و تسلط بر آنها بسیار ساده است. اگر آشنایی مقدماتی با کامپیوتر داشته باشید می‌توانید از این شیوه برای ثبت حضور غیاب کارمندان استفاده کنید. در این برنامه‌ها امکان استفاده از فرمول برای محاسبه دستمزد کارکنان وجود دارد.
- نرم‌افزارهای حضور و غیاب:
استفاده از نرم‌افزار حضور و غیاب بهترین راه‌حل برای این امر است. نرم افزار های حضور غیاب قابلیت‌های گوناگونی دارند که در مدیریت بهتر کسب و کار به شما کمک می کنند. این نرم‌افزارهای حضور و غیاب امکان یکپارچه شدن و سازگاری با برنامه‌های حقوق و دستمزد را دارند. هنگامی‌که حضور و غیاب یک پرسنل تأیید می شود، اطلاعات آن به سیستم پرداخت دستمزد و نرم‌افزار ارزشیابی کارمندان وارد می‌شود. در این صورت به‌راحتی می توان حقوق کارکنان را پرداخت. نرم افزار های حضور و غیاب امکان برنامه‌ریزی و اعلام زمان کاری و برنامه کاری را دارند و می‌توانند تنظیم زمان شروع و پایان کار را تسهیل کنند. اعلام برنامه کاری به کمک نرم افزار حضور وغیاب باعث کاهش حجم کاری سایر بخش ها می شود و زمان کمتری از کارمندان بخش اداری گرفته می شود.
یک نرم افزار حضور غیاب خوب باید :
1. ثبت زمان به صورت خودکار
یک نرم افزار حضور غیاب خوب باید بتواند زمان را به‌طور دقیق و خودکار ثبت نماید. چنین برنامه‌هایی معمولاً دارای یک پایگاه مشخص برای ثبت اطلاعات هستند.
این ویژگی کارکنان را قادر می‌سازد که ساعت تردد خود را درج کرده و رویه بررسی حضور و غیاب را آسان‌تر کنند. روش های ورود اطلاعات از یک دستگاه به دستگاه دیگر متغیر است. برای انتخاب بهترین نرم افزار حضور غیاب برحسب نیاز شرکت خود، ابتدا با کارمندانتان مشورت کنید و مناسب ترین نرم افزار حضور غیاب را برای شرکت انتخاب کنید.
تعدادی از رایج‌ترین گزینه‌ها برای وارد کردن اطلاعات کارمندان و تأیید هویت آنها در دستگاه های حضور غیاب استفاده از نشان‌های بارکد، برچسب‌های الکترونیکی، مشخصات بایومتریک، کارت‌های مغناطیسی، کارت های RFID و ورودی صفحه‌نمایش لمسی است. در حال حاضر استفاده از سیستم های حضور و غیاب سنتی کاملاً منسوخ شده است. استفاده از نرم‌افزارهای حضور و غیاب باعث ثبت زمان ورود و خروج کارمندان بدر یک پایگاه داده شده و پاسخگویی بخش اداری نیز بهبود یافته است.
2. مدیریت غایبان واعلام آنها:
یک نرم‌افزار ایده آل حضور غیاب، مدیریت غیبت پرسنل را نیز ساده و راحت تر می‌کند. تمام درخواست‌هایی که توسط هرکارمند در حافظه نرم‌افزار حضور و غیاب درج می‌شود باید به تایید مدیریت برسد و سپس اجرا شود. از آنجایی که در گزارشات جامع و دقیق این نرم‌افزارها همه ی موارد وجود دارد، می شود اطلاعات را می توان به‌صورت یک فایل جدا و مجزا ذخیره نمود و در بازه زمانی خاصی استفاده کرد. این مورد برای ارزشیابی حقوق و پرداختی کارکنان مناسب است.
با بهره گیری از نرم‌افزارهای حضور و غیاب، روزهای خروج از محل کار، برنامه تعطیلات، و همینطور مرخصی‌های استعلاجی به خوبی نظارت می‌شوند و آمار همه ی آنها در اختیار مدیران قرار می‌گیرند. در پایان، می توانید یک بازه زمانی دلخواه مثلا یک ماه، دو هفته یا غیره را تعیین کرده، و پس از پایان این بازه زمانی گزارش‌های دقیق و جامعی از حضور غیاب کارکنان دریافت نمایید. این گزارش ها می تواند جهت تأیید کارهای گروه مدیریت منابع انسانی استفاده شود.
3. مدیریت پرداخت‌ها و قابلیت یکپارچه‌سازی:
تعدادی از نرم‌افزارهای حضور و غیاب به قابلیت ارزیابی حقوق و دستمزد مجهز می‌شوند. یک برنامه حضور غیاب خوب باید قابلیت یکپارچه‌سازی و ارتباط با برنامه های حسابداری پرداخت حقوق و دستمزد را داشته باشد. اگر قبلاً نرم‌افزار حضور و غیاب خود را تهیه کرده‌اید و قادر به محاسبه حقوق و دستمزد نیست می‌توانید به راحتی به مؤسسات مختلف فعال در این زمینه مراجعه کنید و یک دستگاه حضور غیاب جدید نصب کنید که به شما امکان ارزیابی سوابق کارکنان و پرداخت حقوق و دستمزد را می دهد.
با توجه به اینکه اطلاعاتی که در نرم‌افزار حضور و غیاب ارائه می‌شوند، دقیق است و امکان تقلب و دست بردن را ندارد، برای ارزیابی و پرداخت حقوق و دستمزد ایده آل هستند. برای ارزیابی و پرداخت حقوق کارمندان، باید گزارش‌های دقیق نرم افزار حضور غیاب در مورد ساعت های کاری هر پرسنل، در دوران بیماری، و همچنین روز های غیبت و خروج از محل کار را دریافت کرده و با انتقال آنها به سیستم ارزیابی حقوق، دریافتی نهایی کارکنان را محاسبه کنید.
4. دسترسی آسان به اطلاعات
دسترسی راحت به اطلاعات یکی از خصوصیات مهم نرم‌افزارهای حضور غیاب است. یک نرم افزار خوب برای درج زمان حضور و غیاب باید زمینه دسترسی به اطلاعات بر مبنای سیستم ابری را فراهم سازد. در صورتی که شما از این روش در نرم‌افزار خود استفاده کرده باشید، در هر بازه زمانی که به اینترنت دسترسی داشته باشید، می‌توانید حضور و غیاب کارکنان را برسی کنید.
با اینکه ذخیره‌سازی اطلاعات بر پایه سیستم ابری کاری ساده است؛ اما باید مطمئن شوید که اطلاعات حساس و مهم کسب و کار شما ایمن هستند و افراد دیگر به آنها دسترسی ندارند. باید از ایمنی اطلاعات مهم کسب وکار خود و عدم دسترسی دیگران به این اطلاعات مهم در سیستم ابری انتخاب شده اطمینان حاصل نمایید.
5. یکپارچه سازی و قابلیت انطباق با مشخصات بایومتریک:
استفاده از مشخصات بیومتریک امروزه گسترده تر شده است و به محبوبیت زیادی دست پیدا کرده است. با توجه به اینکه مشخصات بیومتریک در هر فرد یکتا هستند و در هیچ انسان دیگری شبیه نیستند؛ می‌توانند کلید تأیید هویت در موارد مختلفی باشند.
استفاده از مشخصات بیومتریک در قفل‌های دیجیتالی، در کنترل تردد و کنترل دسترسی به شکل‌های مختلف دیده شده است و توصیف کامل آن وجود دارد، اما اگر مطلبی در مورد استفاده از مشخصات بیومتریک در نرم‌افزارهای حضور و غیاب نخوانده‌اید، می‌توانید جهت کسب اطلاعات بیشتر به مطلب نرم‌افزار حضور و غیاب مراجعه نمایید.
